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La méthode Arcateg™, archivage par catégorie

Une « révolution » méthodologique

Arcateg™ est le nom de la méthode créée par Marie-Anne Chabin pour piloter l’archivage, la conservation et la destruction de l’ensemble des documents qui engagent la responsabilité d’une entreprise dans le temps.

Un des postulats de base de la méthode est qu’il faut déterminer et motiver la durée de conservation d’un document avant d’organiser le stockage du support et l’accès à l’information.

Fruit d’une expérience de trente années dans la gestion de l’information et l’archivage, enrichie par une réflexion théorique approfondie (archivistique, diplomatique et linguistique), la méthode Arcateg™ fournit un cadre prédéfini des 100 grandes valeurs que peuvent présenter les documents et données découlant de l’activité d’une entreprise, quelle que soit sa taille, son activité, son histoire.

L’originalité de la méthode tient au fait que l’on part des durées de conservation pour y attacher les documents à gérer, à l’inverse des pratiques habituelles qui commencent par établir la liste des documents pour leur attribuer ensuite une durée de conservation. C’est le côté « révolutionnaire » de cette méthode, une révolution à 180° !

Un cadre de classement universel

Le support concret de la méthode est un tableau de quelques centaines de cases, axé sur la liste des 100 « catégories de conservation », une catégorie de conservation étant définie comme une boîte virtuelle où sont classés tous les documents à conserver pendant la même durée pour la même raison.

Bien que limité à 100 valeurs, le cadre de classement Arcateg™ est capable d’accueillir toutes les données à conserver dans l’entreprise. En effet, grâce à un jeu subtil d’agrégations, d’ajustements et de métadonnées, ces 100 règles de conservation pérennes s’avèrent suffisantes pour gérer le cycle de vie de milliers de types de documents.

Chaque catégorie est codifiée sur deux caractères, en combinant le processus ou la relation qui donne naissance aux documents avec une durée archivistique de conservation. Cette codification (A2, B5, C3…) permet d’automatiser et de faciliter un certain nombre d’opérations.

La méthode Arcateg™ est une réponse simple et efficace aux besoins de pilotage de l’archivage. Elle répond aux exigences des normes sur l’archivage/records management concernant l’élaboration d’un référentiel de règles de conservation et de destruction dans le prolongement d’une politique d’archivage.

Exemple: les catégories du domaine R « Ressources humaines »

Le domaine R, un des vingt domaines du cadre Arcateg™, comprend 9 catégories, basée sur une durée archivistique simple à mettre en œuvre et partiellement modulable. Tous les documents répondant à la définition de chaque catégorie seront organisés en lots homogènes pour la gestion de leur cycle de vie, constituant ainsi les séries documentaires Arcateg™.

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Une formation dédiée

L’utilisation de la méthode Arcateg™ nécessite un apprentissage.

La connaissance des fondamentaux de la méthode est indispensable pour l’utiliser avec pertinence et efficacité. Une bonne maîtrise du concept de catégorie de conservation permet d’éviter les écueils récurrents dans les projets de gestion documentaire et d’archivage, tels que les arborescences complexes, l’obsolescence rapide des plans de classement ou l’attribution de durées de conservation inappropriées.

Un stage de formation de deux jours, animé par Marie-Anne Chabin, créateur de la méthode, est proposé par Archive 17. Les prochaines sessions auront lieu les

  • Lundi et mardi 21 et 22 novembre 2016.

Voir le Programme. Télécharger le Bulletin dInscription.

Des consultants spécialisés

La méthode Arcateg™ est commercialisée aujourd’hui, et exclusivement, par les trois sociétés suivantes:

• le cabinet d’expertise Archive 17 de Marie-Anne Chabin, propriétaire de la méthode ;

• deux sociétés partenaires d’Archive 17 : Gdoc-Lasercom  et AEROW. Plusieurs consultants de ces deux intégrateurs sont certifiés Arcateg™ pour aider les entreprises à mettre en œuvre cette méthode éprouvée et mieux maîtriser l’archivage des documents à conserver.

Archive 17 a également signé une entente commerciale avec la société canadienne Cogniva, concepteur du logiciel C3.

Une vingtaine d’entreprises et établissements publics ont déjà choisi Arcateg™ pour leur projet d’archivage.

Pour tout renseignement : marie-anne.chabin@archive17.fr

Le nouveau site de la méthode Arcateg™ est en cours de réalisation.

Pour être informé de la mise en ligne du nouveau site Arcateg™, archivage par catégorie, laissez-nous votre adresse email dans le formulaire ci-contre.