Gouvernance de l’information

La gouvernance de l’information est une démarche d’entreprise qui comporte deux axes :

  1. un axe « utilisateurs » qui vise à l’amélioration continue de l’accès des collaborateurs à l’information dont ils ont besoin (partage, collaboratif, processus métier, recherche),
  2. un axe « responsabilité d’entreprise » avec la nécessité de protéger et de conserver les actifs documentaires de l’entreprise mais aussi de détruire les éléments inutiles ou périmés (75% du stock) qui sont coûteux et risqués ; les dysfonctionnements dans ce domaine conduisent facilement des amendes de la part des autorités de contrôle, et cela va s’intensifier avec le règlement européen sur la protection des données.

De ce point de vue, l’archivage managérial est la pierre angulaire de la gouvernance de l’information.
> Lire l’article sur le blog du CR2PA

Il est vital, pour ne pas être déstabilisé, de prendre du recul et en même temps de se projeter dans la société hyper-connectée de demain.

Par son expertise rigoureuse et sa longue expérience, Marie-Anne Chabin vous apporte le bon éclairage pour définir une politique de maîtrise de l’information sobre et efficace.

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Audit documentaire

Vos serveurs bureautiques débordent ? Votre GED est engorgée ? Votre outil de gestion d’archives aurait besoin d’une cure d’amaigrissement ? Vos collaborateurs souffrent d’infobésité ?

Marie-Anne Chabin vous apporte son regard pointu et sa réflexion critique pour un diagnostic sans complaisance et un traitement ad hoc.

Le traitement peut prendre la forme d’une cure à dose homéopathique, d’une opération à cœur ouvert ou d’un programme raisonné d’actions de progrès, selon votre ressenti, vos contraintes et votre sensibilité.

Deux postulats à la base de la démarche :

  1. dans 9 cas sur 10, l’amélioration du flux est plus importante que la reprise du stock
  2. 50% de réussite de bonne gestion d’un document tient à la qualité initiale du document.

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Référentiel de conservation

Le référentiel de conservation est l’annexe principale de la politique d’archivage préconisée par la norme internationale ISO 15489 (2001, nouvelle version 2016).

Il s’agit de la liste des règles de conservation mais aussi de gestion du cycle de vie applicable à tous et chacun des documents engageants de votre entreprise (documents à risque vis-à-vis de l’externe, documents de mémoire vis-à-vis de l’interne).

Archive 17 vous propose de mettre en œuvre votre référentiel de conservation avec la méthode Arcateg™. Le référentiel de conservation standard Arcateg™, avec ses cent catégories de conservation universelles, ne présente que des avantages :

  1. la codification prédéfinie du cadre de classement vous fait gagner un temps précieux
  2. vous pouvez vous concentrer sur la qualité et la valeur de vos documents
  3. le référentiel prend en considération vos documents dès leur création et leur effet juridique, et pas quand ils n’ont plus d’intérêt
  4. il constitue en soi un outil de pilotage de l’ensemble des documents de votre entreprise
  5. il s’interface aisément avec des plans de classement documentaires et archivistiques
  6. il est facile à prendre en charge par tout type d’outil.

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Système d’archivage

Archive 17 vous accompagne dans votre projet de mise en place d’un système d’archivage.

Le système d’archivage n’est pas une solution logicielle ou un outil technologique unique qui centraliserait et gérerait tous les actifs documentaires de l’entreprise. Dans le monde numérique, la vision d’un outil unique gérant toutes les archives est illusoire et erronée.

Un système d’archivage est un dispositif global et pluriel constitué d’outils, de règles et de pilotage qui permet au meilleur coût d’avoir en permanence sous contrôle l’ensemble des documents à risque et des documents de mémoire dans l’entreprise et de pouvoir à tout moment, quels que soient le support et la localisation de ces documents.

Les postulats sur lesquels repose l’offre d’Archive 17, appuyés sur la philosophie Arcateg™ sont les suivants :

  1. il faut installer la règle de vie des documents au plus près de leur production ; ceci conduit à implémenter les exigences de conservation et de gestion du cycle de vie dans l’outil de production, si cela est possible, plutôt que de transférer le document dans un outil distant (c’est ce que disent depuis des années les normes MoReq2011 ou ICA-Req / ISO 16175) ;
  2. la classification sert plus au pilotage du cycle de vie (sécurité, droits d’accès, destruction) qu’à la recherche de l’information car les moteurs de recherche sont aujourd’hui bien plus efficace (quand les documents sont bien qualifiés).

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