Idée fondatrice

À la base de la méthode Arcateg™ se trouve le constat que :

  • il existe des milliers de documents différents alors que les durées réelles de conservation ne sont pas si nombreuses (2, 3, 5, 10, 15, 30 ans et au-delà), en France ou à l’international  ;
  • le nom des documents est très insuffisant pour déterminer la durée de conservation des documents (décalage entre le nom et le contenu, copie ou original, risques différents selon les entreprises) ;
  • le même document peut avoir plusieurs intérêts de conservation justifiés mais il y en a toujours un qui est plus long et c’est celui que l’entreprise, en tant qu’entité juridique, doit retenir ;

À partir de là, Marie-Anne Chabin a créé en 2007 le concept de catégorie de conservation : une boîte virtuelle, codifiée, regroupant tous les documents devant être conservés pendant la même durée pour la même raison. Ces codes permettent de piloter simplement le cycle de vie des données de l’entreprise et donc leur archivage et leur destruction.

Le référentiel standard

Les cent valeurs de conservation des documents dans l’entreprise sont codifiées sur deux caractères : A1, A2… B1, B2… jusqu’à T5 ; la lettre représente un des vingt domaines d’archivage définis par la méthode et le chiffre une organisation documentaire (documents réglementaires ou internes, sériels ou ponctuels, classés chronologiquement ou thématiquement, etc.) et la durée motivée associée.

Les 100 catégories se présentent sous la forme d’un tableau de référence (code + valeur), que chaque entreprise utilisatrice va compléter pour personnaliser le référentiel selon son environnement d’activité et d’organisation.

Pour une utilisation plus complète que la simple liste des durées de conservation, le tableau peut être complété par des colonnes de gestion selon les règles fournies par la méthode.

Suivez la formation Créer son référentiel de conservation avec Arcateg™ (2 jours)

Un véritable couteau suisse !

La méthode Arcateg™ est un véritable « couteau suisse » pour l’archivage managérial et la gouvernance de l’information engageante, avec de nombreuses lames :

  • une grille d’audit de vos actifs documentaires : le référentiel Arcateg™ standard vous fait gagner du temps dans le recensement de vos documents engageants ;
  • un guide pour la liste des processus soumis au RGPD (Règlement général pour la protection des données personnelles) ; voir la formation ARCA-RGPD (1 jour);
  • un système d’identifiants uniques de vos archives grâce à la codification Arcateg™, universelle et pérenne ;
  • un accélérateur pour la rédaction du cahier des charges de votre système d’archivage, à l’aide des critères de gestion systématiques proposés par la méthode ;
  • un outil de pilotage pour des reportings fiables (Ai-je archivé tout ce que je devais archivé ? est-ce que ce que j’ai archivé est bien conservé?

Il existe encore d’autres utilisations de la méthode, comme support de formation à la prise de conscience des enjeux d’archivage, comme matrice pour l’organisation des archives historiques, comme outil de structuration d’une GED ou d’un projet de dématérialisation, etc. N’hésitez pas à prendre contact!

Club des utilisateurs d’Arcateg

Un club des utilisateurs de la méthode Arcateg est en cours de constitution. Si vous êtes intéressés, merci de prendre directement contact avec Marie-Anne Chabin.