De l’archivage à la gouvernance des données (et réciproquement)

Mon livre Des documents d’archives aux traces numériques. Identifier et conserver ce qui engage l’entreprise – La méthode Arcateg™, éditions KLOG a été publié au printemps 2018.

Vous remarquerez que le mot “archivage” n’apparait pas dans le titre de l’ouvrage, du moins pas directement car il faut rappeler que ARCATEG signifie “ARchivage par CATEGories”. Mais il faut préciser aussi que les fondamentaux théoriques et les modalités pratiques d’Arcateg™ vont bien au-delà de ce que la plupart des gens nomment “archivage”.

Bords de Seine…

Il existe aujourd’hui dans la société une certaine confusion des concepts et des mots autour de la gestion de l’information. Dès lors que l’information, notamment du fait des technologies de l’information, concerne un nombre croissant de professionnels et de profils d’acteurs, cette confusion de surface est inévitable. Certains, parlant d’archivage, pensent stockage ou sauvegarde, d’autres déménagement et logistique, d’autres tri des archives pour l’histoire, etc. Inversement, il y a des gens qui pratiquent l’archivage (i.e. la mise en sécurité dans la durée avec une finalité explicite) mais qui n’utilisent pas le mot ou qui l’utilisent pour autre chose, par exemple dans le contexte du RGPD où l’archivage managérial – le records management – est central bien que ce ne soit pas écrit dans le règlement… Ah la la! On arrive ainsi à une sorte de “lac de concepts” où les espèces théoriques et matérielles se fondent dans le courant d’une eau agitée par les vents de la mode et de la technologie. Derrière ces remous, les réalités sont têtues (comme les faits pour Lénine!).

La réalité est que:

  • les données, sous forme de fichiers ou de documents, engagent la responsabilité de leur propriétaire et/ou détenteur qu’est l’entreprise, sans considération de support, de lieu de stockage ou de date;
  • on ne peut gérer efficacement la sécurité et la durée de conservation d’une information si on ne gère pas l’ensemble des exemplaires de cette information, sous forme de copies intégrales des fichiers ou des documents ou sous forme de redondance partielle de l’information dans des fichiers ou documents distincts créés avant, après ou parallèlement au fichier ou au document initial;
  • une information n’a pas la même valeur si elle est isolée ou si elle est rapprochée ou rapprochable d’autres informations (les technologies actuelles rendent ce risque plus élevé que jamais);
  • etc.

Pour parler un langage plus commun et éviter le mot archivage pour ceux qui ne lui donne pas le même sens que moi, je dirai donc qu’Arcateg est une méthode de pilotage global des risques liés à la gestion de l’information dans l’espace et dans la durée au regard de la responsabilité civile, pénale, managériale et sociétale de l’entreprise, ce que l’on peut dénommer avec moins de mots “gouvernance des données”. CQFD.

Trois constats

18 mois après la publication de mon livre, je fais un triple constat.

Constat n° 1. Intérêt croissant pour la méthode

Je me réjouis de constater la diversité des profils professionnels qui s’intéressent à Arcateg: chef de projet gestion de contenu (ECM) et dématérialisation, délégué à la protection des données (DPO), éditeur de logiciel, responsable de la sécurité de l’information, consultant en gestion de l’information et records management, commercial qui cherche à structurer le besoin de ses clients en gestion de l’information, responsable de collections patrimoniales, chercheur universitaire, ingénieur en intelligence artificielle, etc. et bien sûr, tous ceux dont le libellé de fonction comporte un mot commençant par archiv-.

Ce qui séduit d’abord mes interlocuteurs, c’est la simplicité du modèle Arcateg™, le fait que les 100 catégories prédéfinies permettent de réaliser en quelques jours une première cartographie des données engageantes d’une entreprise, ce qui donne immanquablement du relief et du sens à tout projet lié à la gestion, la sécurité ou l’exploitation de l’information. Cette simplicité est consolidée par la dimension universelle du référentiel (applicable dans toute entreprise, quels que soient son activité, sa taille, son implantation géographique et son histoire). La rigueur, aussi bien que la souplesse de la méthode sont dues à cette simplicité.

Constat n° 2. Absence de méthode concurrente

Depuis le début de ma réflexion sur la méthode, il y a une quinzaine d’années, je cherche à savoir s’il existe une autre méthode de gouvernance systématique de l’information à laquelle je puisse comparer Arcateg™ mais je n’en ai pas trouvé. Bien sûr, il y a les normes (ISO 15489 sur le records management pour n’en citer qu’une) mais une norme n’est pas vraiment une méthode. Bien sûr, il existe des cadres de classement codifiés dans les archives publiques d’autrefois mais ces référentiels de classement ne touchent qu’un pan de la gestion de l’information. Bien sûr il existe des méthodes d’analyse des risques, comme EBIOS, mais elles ne visent pas le management de l’information (données et documents) en tant que telle. Bien sûr il y a des bonnes pratiques, qui sont parfois efficaces, dont certaines sont décrites dans des ouvrages, mais de bonnes pratiques ne constituent de facto pas une méthode, dans la mesure où on peut suivre telle bonne pratique et pas telle autre selon son goût ou selon le contexte. Une méthode n’est pas un menu de possibilités dans lequel on puise des idées mais un jeu complet et cohérent de concepts et de modes opératoires, avec une certaine logique (je n’ose pas dire philosophie mais je pourrais) et pour un certain résultat, avec un certain concept de base (la catégorie de conservation pour Arcateg™). À titre de comparaison dans un autre domaine, on voit bien que l’application partielle et non contrôlée de la méthode Montessori en éducation est sujette à caution; si les utilisateurs modifient ou ne respectent pas la méthode, ce n’est plus la méthode et ils ne pourront pas se réclamer de la méthode. Autre exemple, si on joue au bridge en changeant les règles ou en supprimant la moitié, cela reste un jeu de cartes, sans doute intéressant et amusant, mais ce n’est pas le bridge.

Donc, je n’ai pas trouvé de méthode concurrente d’Arcateg™, c’est-à-dire une autre méthode, complète, qui vise la même finalité; je n’en ai trouvé ni sur le marché ni dans le secteur public. Il pourrait y en avoir, avec un cadre référentiel différent, avec le critère de sécurité placé avant le critère de conservation, avec un concept central basé sur le contenu plutôt que sur le rôle que joue l’information, ou que sais-je encore. J’aimerais bien qu’il y en eût, car cela permettrait une comparaison et, par conséquent, une émulation. Peut-être un jour…

Constat n° 3. Manque de partage de pratiques

Enfin, je constate que, en dépit de son contenu très rigoureux (vocabulaire, codification, incompatibilités énoncées, etc.), la méthode Arcateg™ laisse la possibilité à de nombreuses variantes d’application. Ce constat m’inspire deux remarques:

  1. avec quelques dizaines de projets Arcateg™ à ce jour, dans des structures très variées, il serait intéressant de constituer une communauté Arcateg™ pour faire vivre et prospérer les bonnes pratiques au sein de la méthode;
  2. parallèlement, il est souhaitable d’organiser des partages autour de la méthode pour identifier les mauvaises pratiques, non seulement dans l’intérêt de la méthode elle-même (éviter une dénaturation dommageable) mais aussi pour les utilisateurs afin qu’ils ne s’égarent pas dans des impasses méthodologiques. En effet, j’ai pu voir incidemment l’emberlificotage de morceaux d’Arcateg™ avec des pratiques issues d’une logique opposée, donnant un résultat complexe et sans valeur ajoutée. Pour imager mon propos, c’est comme si une personne, à qui on demande si elle veut du thé au lait, du thé au citron ou du thé à la menthe, répondait: les trois à la fois, dans l’espoir que la douceur du lait, l’acidité du citron et la saveur de la menthe combinées pourraient produire le meilleur des thés…

Session Arcateg™ des 14 et 15 octobre 2019

Alors, pourquoi ne pas participer à la formation “Pratiquer la méthode Arcateg™” les 14 et 15 octobre prochain à Paris, et:

  • s’exercer au maniement de la méthode avec une étude de cas
  • tester le champ d’application de la méthode: gouvernance des données, ECM, RGPD, dématérialisation, gestion des archives…
  • évaluer et chiffrer le ROI (retour sur investissement) d’Arcateg : fiabilité, gain de temps, reporting.

Pour ne pas monopoliser la parole, voici un témoignage d’un participant à la précédente session:

“Une formation très éclairante : M.A Chabin propose une   présentation simple, claire et précise des principes de la méthode Arcateg. Son exposé s’appuie sur de nombreux exemples concrets. Je suis venue avec de nombreuses questions, et repartie avec des solutions, et surtout des idées et des pistes pour l’application du RGPD dans mon entreprise”. 

Pour toute question, n’hésitez pas à me contacter marie-anne.chabin@archive17.fr

ou à contacter les partenaires d’Arcateg™

Cogniva

Mosaïk.ly

Labgroup

Aerow

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