Tous les documents ne sont pas engageants

18 mai 2019

Not Just Semantics: Record Management vs. Document Management

Ce n’est pas que de la sémantique.

Un modèle de contrat est un document (document). Un contrat signé est un document engageant (record).

Dossiers d’agents dématérialisés à l’hôpital de Tourcoing

15 janvier 2019

« Numérisation fiable et destruction des originaux », communiqué dans la revue DSIH.

Commentaire de Marie-Anne Chabin

• Je salue la technique et le processus de traçabilité, et aussi l’implication du DRH, tout en me préoccupant davantage – car c’est mon domaine d’expertise – de la qualité et de la valeur des documents concernés (et je note que l’article ne comprend ni le mot données ni le mot personnel ni le mot RGPD, et que l’hétérogénéité des données d’un dossier agent en terme de durées de conservation n’est pas abordée);
• L’expression « destruction des originaux papier » me gratte toujours un peu dans la mesure où les papiers en question sont souvent déjà des copies ou des doubles.
• Je regrette que l’on n’utilise pas l’expression « copie de substitution », proposée par les Archives de France pour le microfilm dans les années 1960; cette expression me semble vraiment excellente.
• Côté projet de dématérialisation dans les hôpitaux, cela me fait penser à la dématérialisation des dossiers patients par l’hôpital de Lausanne, il y a 15 ans déjà, avec destruction des documents papier (une réussite remarquable).

Dossiers d’agents dématérialisés à l’hôpital de Tourcoing

15 janvier 2019

« Numérisation fiable et destruction des originaux », communiqué dans la revue DSIH.

Commentaire de Marie-Anne Chabin

• Je salue la technique et le processus de traçabilité, et aussi l’implication du DRH, tout en me préoccupant davantage – car c’est mon domaine d’expertise – de la qualité et de la valeur des documents concernés (et je note que l’article ne comprend ni le mot données ni le mot personnel ni le mot RGPD, et que l’hétérogénéité des données d’un dossier agent en terme de durées de conservation n’est pas abordée);
• L’expression « destruction des originaux papier » me gratte toujours un peu dans la mesure où les papiers en question sont souvent déjà des copies ou des doubles.
• Je regrette que l’on n’utilise pas l’expression « copie de substitution », proposée par les Archives de France pour le microfilm dans les années 1960; cette expression me semble vraiment excellente.
• Côté projet de dématérialisation dans les hôpitaux, cela me fait penser à la dématérialisation des dossiers patients par l’hôpital de Lausanne, il y a 15 ans déjà, avec destruction des documents papier (une réussite remarquable).

Des plans produits par une application de réalité augmentée

9 janvier 2019

Les techniciens d’Enedis utilisent la réalité augmentée pour voir le réseau électrique à travers le sol, article de l’usine-digitale.

« Fini les plans papier, place à HoloLens »: impressionnant. Le résultat est un gain de 25% sur le temps d’intervention par rapport aux plans papier utilisés jusqu’ici.

Mais il ne faut pas oublier d’archiver les fichiers HoloLens (conservation sécurisée dans la durée)!

Le consentement n’est pas transmissible avec les données personnelles

5 janvier 2019

RGPD. Rappel de la CNIL. Le consentement est contractuel; et ce contrat ne se transmet pas automatiquement avec les données (sauf si une clause spécifique le prévoit). Article de ITespresso

Le fait qu’il faille le rappeler traduit bien le manque de culture juridique et informationnelle des uns (les entreprises) et des autres (les personnes concernées).

Voir aussi les formations ARCATEG.

Le DMP repart à l’attaque!

17 décembre 2018

3 millions de DMP (carnets de santé numériques) ouverts à la mi-décembre, voir l’article de Challenges

Notion de « diversification des canaux d’ouverture » des dossiers. « Plus de 200.000 DMP sont désormais ouverts chaque semaine en moyenne », selon l’organisme de sécurité sociale, notamment grâce à la « diversification des canaux d’ouverture ». Ainsi, ces deux dernières semaines, 39% des dossiers ont créés par les pharmaciens, 39% par les patients sur le site dmp.fr, 18% par les caisses d’assurance maladie et 4% par les professionnels de santé libéraux et en établissements de santé ». Un point d’attention: veiller à la gestion de la copropriété des dossiers.

Une affaire de site pollué mal géré

11 décembre 2018

Un produit cancérigène remonte à la surface après plusieurs années à Angoulême…

Commentaire ce Marie-Anne Chabin

Derrière le problème de pollution proprement dit, l’absence de maîtrise des documents engageants par les acteurs publics (transmission des rapports, information de la population, suivi du dossier) est malheureusement éloquente.

S’y retrouver dans le capharnaüm de l’IA

10 décembre 2018

Réflexion de fond proposée par Pirmin Lemberger sur LinkedIn.

Où l’on peut lire qu’il faut « délaisser l’approche par les usages au profit d’une approche de l’Intelligence Artificielle par les grandes questions qui structurent le sujet ». Une bonne idée, oui!

Data owner et system owner

28 novembre 2018

Traitement des données chez Eutesat: « Pour chaque traitement, dit Camille Porgès,un data owner (responsable métier) et un system owner (responsable SI) sont identifiés, afin de mieux coordonner la mise en place des actions de conformité, ce qui contribue également à l’efficacité du privacy by design. »

Commentaire de Marie-Anne Chabin:

Cela rappelle étonnamment la paire « records owner » / « records custodian » autour de la norme ISO15489 il y a quelques années. Une preuve de plus, s’il en faut, de l’intérêt du records management dans le RGPD/GDPR.

Désiloter les données

18 novembre 2018

Danone : « dans l’usage de la donnée, il faut passer d’abord par la case business ».

Domitille Doat, Chief Digital Officer du groupe Danone, préconise de « désiloter » les données tout en respectant le RGDP (Règlement Général de Protection des Données).

Une réflexion percutante sur la gouvernance des données, les types de données et les comportements.

Vers un cadastre du bruit?

13 novembre 2018

Le séduisant projet de la start up genevoise Orbiwise dont les logiciels exploitent les données provenant de divers objets connectés, tels que des capteurs d’eau, de bruit ou encore de danger.

Les données personnelles des étudiants

31 octobre 2018

La Cnil épingle l’École 42: vidéosurveillance et stockage sans règles.

Conservation des données personnelles des étudiants sans limitation et sans justification: double faute! Encore un exemple où archivage et RGPD se recoupent!

Constituer un patrimoine de données

5 octobre 2018

A Rennes, une collection unique de bactéries pour conserver le patrimoine alimentaire

Valeur des données > collection > conservation. CQFD.

Analyser l’information

2 octobre 2018

« La provenance des documents s’avère tout aussi instructive que leur nature » affaire l’auteur de l’article sur l’histoire du crac des chevaliers (Syrie).

Commentaire de Marie-Anne Chabin    

Une affirmation fondamentale pour l’analyse et la critique des faits, qu’ils soient historiques ou qu’ils soient actuels.

Ce n’est pas parce que c’est numérique que c’est sexy!

8 septembre 2018

Guillaume Poupard, directeur général de l’Agence nationale pour la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) a déclaré à l’usine-digitale qu’il veut rendre la cybersécurité « plus sexy », expliquant que « l’analyse de risque ce n’est pas un truc ignoble qui génère des tonnes de papier et qui au final ne sert à rien ».

Commentaire de Marie-Anne Chabin    

Il y a aussi des « trucs » qui génèrent des tonnes de fichiers numériques et qui ne servent à rien (c’est l’électronasse et ça existe). Dans l’expression de G. Poupard, le problème n’est pas dans le papier mais dans la tonne!

Approximation journalistique quand on parle de données

30 août 2018

Vol de données dans l’affaire Lactalis  (article de La Tribune)

« Des documents confidentiels sur l’affaire du lait contaminé Lactalis ont été dérobés dans les bureaux de la répression des fraudes » dit la légende de la photo de la Tribune.

 » Selon la DGCCRF, si aucun document issu de l’enquête pénale n’a été subtilisé, l’un des ordinateurs volés contenait toutefois des informations « relatives à la gestion administrative du retrait » des produits Lactalis. »

On peut aussi se demander pourquoi et comment des données sensibles ne se trouvent que sur un ordinateur et ne sont pas sauvegardées…

Comment détruire l’information ?

29 août 2018

« Why Destruction of Information Is So Difficult and So Essential: The Case for Defensible Disposal ».

Un remarquable article de Randolph A. Kahn, abordant les problèmes de volumes, les enjeux de classification, la contrainte du RGPD, l’illusion du stockage pas cher, etc.

Et de conclure: il est clair que tout garder pour toujours n’est pas sans coûts ni sans risque! Bien sûr!

La protection des données post mortem

24 août 2018

Sur la question de la propriété des données personnelles et de la durée de cette propriété.

Réflexion de Marie-Anne Chabin à partir d’une histoire de momie.

Le droit à l’oubli dans les archives de presse

2 juillet 2018

Deux personnes, condamnées pour assassinat en 1993 et libérées en 2008, se plaignent de voir leurs noms (associés à leur forfait) ressortir sur Internet en raison des articles de presse qui relatent ces événements et qui font partie des archives des médias (en l’occurrence une radio et un magazine allemands).

La CEDH (Cour européenne des droits de l’homme) les déboute. Deux articles de juristes analysent cette affaire: ici et là.

Commentaire de Marie-Anne Chabin :

La question du droit à l’oubli est presque toujours abordée dans une démarche curative (supprimer, déréférencer, anonymiser) qui est choquante dans le sens où elle donne l’impression que l’on modifie le passé. Ne pourrait-on explorer les alternatives préventives? Je pense au journal officiel qui exclut de sa version numérique les listes des personnes naturalisées ou ayant obtenu le changement de leur nom, listes qu’on pouvait lire naguère dans la version papier?

Je pense que la question en cause (faut-il laisser accessibles en ligne des données de presse concernant des peines purgées?) dépasse l’opposition entre droit à l’oubli vs liberté d’expression. Modifier des archives existantes est choquant dans la mesure où cela revient à modifier des faits qui ont eu lieu. En revanche, la possibilité d’assortir certains objets informationnels (ici les commentaires des jugements par une radio ou un journal, donc des documents publics par nature) de règles d’utilisation dans le temps, et ce dès leur création, est une piste archivistique à creuser. On pourrait imaginer, entre autres idées, une période de latence, par exemple entre 3 ans et 50 ans (entre l’actualité et l’âge historique), pendant laquelle les articles mettant en cause des personnes jugées, ne soient accessibles qu’avec certaines réserves (indication des coordonnées de la personne qui consulte et motivation, lesquelles données seraient elles-aussi préservées, comme c’est le cas pour les dérogations à la consultation des archives publiques). Autrement dit, la question en cause est de savoir si ce sont les GAFA qui gèrent l’accès à l’information ou si ce sont les lois des Etats.

Des nouvelles des Panama papers

24 juin 2018

Deux ans après le scandale des Panama Papers, une nouvelle fuite de documents permet de « retracer la panique qui a saisi clients et intermédiaires après la publication de l’enquête, en avril 2016 ». Voir les article du Monde ici et là.

Commentaire de Marie-Anne Chabin : Toujours intéressant d’analyser la relation données-document-archives-vérité….

Numérisation des factures papier

25 mai 2018

Un article relaie les précisions de l’administration fiscale dans le BOFIP sur la non des factures papier.

Commentaire de Marie-Anne Chabin : La terminologie de cet article me laisse perplexe. Par exemple le « double original » des factures de vente : cette appellation est impropre; une facture de vente n’est pas un contrat, il n’y a pas de « double original », il y a un « double » de l’original, ce qui est très différent !

Par ailleurs, aborder la question de la pertinence d’une information par la couleur (les données en couleur qui ont du sens et celles qui n’en ont pas) est plus que curieux ; ne faudrait-il pas commencer par le sens (les données essentielles à la validité de la facture et les données de mise en page) et parler ensuite de la couleur ?

Faut-il s’étonner dès lors que certains trouvent le numérique compliqué 😊?

Définition d’une publication: jurisprudence

2 mai 2018

Un arrêt du 10 avril 2018 de la cassation considère que le déplacement d’un article vers un autre onglet d’un site internet, même si le texte reste inchangé, constitue une nouvelle publication.

Commentaire de Marie-Anne Chabin : Je me réjouis de cet arrêt de la cour de cassation car j’y vois une reconnaissance du contexte dans la définition de l’écrit, du contexte et aussi du destinataire car le lecteur ne « reçoit » pas la même chose quand le texte diffusé se situe dans des environnements informationnels différents.

Fin des correspondances administratives sur papier dans certaines administrations tunisiennes

28  janvier 2018

Dans le HuffPost Tunisie.

Ne pas oublier, au-delà du temps gagné, que le support n’est pas discriminant dans la valeur de l’information. La question est d’identifier les mails engageants comme les courriers papier engageants et de les gérer en conséquence.

Le RGPD et l’autoréflexivité des SI

24  janvier 2018

Un article très intéressant de Cédric Cartau RSSI et DPO au CHU de Nantes.

Commentaire de Marie-Anne Chabin : Je pense qu’une des raisons de votre légitime interrogation est que l’on considère trop les données comme une masse indifférenciée, avec des millions de données unitaires formant le big data et rien entre les deux. Je crois que la solution consiste à définir un niveau entre les unités élémentaires et la masse, en délimitant des objets d’information (agrégations d’un certain nombre de données) résultant d’une action bien déterminée avec une finalité bien déterminée (personnellement, j’appelle ces agrégats de données des documents car ils en ont les caractéristiques fondamentales). Et, oui, le RGPD arrive à pont nommé pour progresser sur ce point.

Une juridiction chargée de statuer sur le sort des données manquantes ou des documents détériorés

18  janvier 2018

C’est à Madagascar, dans un contexte de détérioration de documents fonciers, mais l’idée est plus large

Un tatouage est une information… s’il est daté

2  décembre 2017

Un patient arrive inanimé aux urgences d’un hôpital de Floride et les médecins découvre sur son corps un tatouage « Ne pas réanimer ». Que faire ? Est-ce là la volonté de l’intéressé ?

Le tatouage est en fait le résultat d’un vieux pari de jeunesse, complètement oublié par le patient.

Moralité : un tatouage, non daté, non mis à jour, n’est pas une information ; c’est juste un dessin.

Durée et responsabilité d’archivage

4  décembre 2017

Un récent post d’EDF sur LinkedIn vante les avantages de la facture électronique. L’image associée est titrée « Archivage 3 ans » et effectivement le site correspondant explique que la facture électronique sera accessibles pendant trois ans sur « votre espace client ». Pourtant, les factures papier continuent de porter la mention « document à conserver 5 ans ». Des durées de conservation différentes pour le papier et le numérique ? Le site précise : « cet hébergement sur 3 ans ne vous exonère pas de vos obligations légales d’archivage ». Alors, est-ce vraiment utile ?

Autrement dit, on n’a plus besoin de penser au paiement (« Avec un prélèvement engagé automatiquement, vous n’avez plus besoin d’y penser et êtes sûr de respecter les délais ! ») mais il faut penser à l’archivage…

Les contraventions et les données personnelles

16 novembre 2017

Recommandations de la CNIL sur la réforme du stationnement payant.

Un article précis sur un sujet pointu illustre très bien les différentes facettes de la question des données personnelles, par exemple le lien entre le fait de ne pas faire quelque chose (ne pas payer le stationnement), la production d’une photo (plaque d’immatriculation) et le fait que des personnes se trouvant dans ou autour du véhicule peuvent apparaître sur la photo.